« 仕事の出来るヤツ 序章 | トップページ | 仕事の出来るヤツⅢ「葬式上手なヤツ」 »

2005年11月26日 (土)

シリーズ「仕事の出来るヤツ」Ⅱ 

企業や店舗を経営されている皆様へ、少しでもお役に立てれば・・・との思いを込めて
今日は、先日、お伝えした、
第一章:「宴会上手なヤツをお届けしたいと思います。

いうまでもありませんが、ご自分の企業や店舗のメンバーを「仕事の出来るヤツ」に育てなければ、組織の力は大きくなりません。少しだけお時間をいただき、参考にしていただけたらありがたいと思っております。

さて、どんな人でも一度は「宴会」というものに参加、列席したことがあろうかと思います。参加して楽しい宴会とは、お酒やお料理がおいしいだけでなく、幹事が細かいことに気を配っている、よくよく計算された宴会だとは思いませんか?

今日お伝えしたいのは、「宴会」の組み立てと、仕事の組み立てとはまったく構造が同じで、「宴会の幹事」をきちんとできる人間は、「仕事もきちんとできる」ということです。
逆に言うと、たかだか数時間の「宴会」が組み立てられないヤツは、「仕事」の組み立てもできないということでもあります

にもかかわらず、企業や店舗のような組織において、「宴会」は就業時間の後であることもあって、「宴会の幹事」という仕事が意外に重要視されていない。上司・先輩が、後輩・部下にきちんと教育していないことが多いようです。
割り切った考え方をする若い人は、「業務の時間外だから・・・」と「宴会の幹事」という試練の場を好みません。
しかしながら、経営者の皆さんは、若いスタッフに対して、「宴会の幹事」ができるようにしっかりと教育するべきだと思います。

ここから、「宴会の組み立て方」について少し、具体的に書きながら、細かなポイントなども考えてみたいと思います。

まず、
1.宴会の主旨=目的
送別会、歓迎会、結婚式の披露宴、祝賀会などの公式なものから、ちょっとした仕事の打ち上げ、懇親会や同窓会なども宴会であり、それぞれ、主旨=目的がありますね。
「宴会」の組み立て、(それは業務でいうところの企画と実施ですが、)を任された「幹事」さんは、主旨=目的をしっかり確認し、その主旨=目的に沿った宴会を組み立てなければなりません。それが不明確な「宴会」は出席者を退屈させ、満足をしてもらえることはないでしょう。

次に
2.宴会の主役
送別会や歓迎会の主役は明らかですが、同窓会や懇親会などは参加者全員が主役です。その中で、挨拶をする人、乾杯をする人などは、当然目立つわけですし、そういうことを好まない人も多いですが、好む人も少なくありません。
主役に気を配った挨拶をしてもらえる人に、予め、その宴会の主旨=目的をご理解いただいて主役が霞んでしまわないようにしていただく必要がありますね。
また、イベント的に実施する抽選会や歌、音楽演奏などがあまりにインパクトがあり過ぎるのも「宴会」の主旨=目的と主役を霞ませてしまい、結果的に、出席者皆さんの満足が得られないということにもなりかねませんから、注意が必要です。

さらに
3.目的に沿った会場選び
宴会の形式が立食パーティがいいのか、座敷がいいのかなど、どんな雰囲気の展開が宴会の目的に沿っているかによって考え、その結果、適当な会場の候補が浮かび上がって来るものです。

4.会費の設定など
会場選びと深い関係にある料理の内容や、飲み物の種類と量、これによって宴会の会費が決まってきますが、往々にしてあるのが、参加者の懐具合から考えて、少ない会費で実施しなくてはならないことも少なくないかと思います。
例えば、学生さんたちに対する慰労会などは、参加者である学生さんから多くの参加費を徴収するわけには行きませんから、低料金でボリュームのある料理が期待できるお店を会場にして、学生さんたちから負担にならない程度の会費を徴収するのか、あるいは主催者側が負担しなくてはならない場合も多いと思います。

ということで、誰でも考えることを列記してみましたが、ここまでは基本中の基本。されども、その基本項目の洗い出しを忘れて、いきなり宴会の組み立てをしている人も良く見かけます。
けれども、いわゆる日中の業務時間中の仕事で何かを組み立てるとき、「企画書」が必要で、主旨、会期会場、経費などがその企画の実施のために筋が通っていなくては企業や店舗でお金や人的な労力をかけて組織ぐるみで取り組むことはできません。
だから、フォーマルな宴会では、しっかりと主旨=目的、会期会場、会費などを明確にしておいてその先の細かいステップに入らなくてはならないのは当然です。

一方、インフォーマルな、急遽決まる何かの打ち上げのような「宴会」では、こういった基本事項を改めて書き出してみたりする時間もないし、そんなことをする人もいないですね。しかしながら、急遽「幹事役」を勤めることになった人間は、今日の主旨は何なのかを考え、次のステップの事柄に対応することが「仕事の出来るヤツ」とそうでないヤツの違いになって表れることを意識しておいてもらいたいと思います。
さて、ここからが次のステップで大切です。ここからが、「仕事の出来るヤツ」とそうでないヤツの違いになって表れる部分です。

5.式次第、席次
式次第や席次を考えるときには、多少のビジネスマナーの心得が常識として必要です。最初に主催者が挨拶するのか、来賓に挨拶をしてもらうのか。乾杯の発声は誰がするのか?なども参加者(出席者)の顔ぶれから考えて、皆さんに不満がないように、心配りが必要です。

席次も大切です。上座と下座・・・・そもそも上座とは何かを知らない人も少なくないでしょう。
どういう人が上座に座り、どういう人が下座で、下座の人は何をするべきなのか?ここでは割愛しますが、基本の考え方は「おもてなし」と「心配り」です。その「宴会」の主役が上座に席を取り、参加者から注目されやすいように考え、一方、「おもてなし」をする側の幹事は、司会者や、会場となるお店の人とのコミニュケーションがとりやすい場所に席を構えます。だいたい、そういう場所は出入り口付近ので、下座となるはずです。

6.演出
さて、「宴会」の参加者に満足してもらうためには、もう少し、工夫を凝らしてみたいですね。
これには装飾的なことと、ショータイムまたはゲームのようなイベント的なことがあると思います。
最初に(1)装飾的なこと
ですが、会場の中心に当日の「宴会」のタイトル看板があると主旨=目的が明確になりますね。この看板の設置箇所がステージとなり、司会者や主役が参加者の前に出て、お話をする場所となります。
また、非常にフォーマルな「宴会」には「式次第」が大きな紙に書いてあり、掲出されていることも多いですね。宴会がどういう筋書きで進んでいくのか、出席の方に分かるようにしておくのも親切です。
装飾といえば、結婚式の披露宴などでは、客席、または料理が並ぶテーブルに生花が飾られています。

それから(2)イベント的なこと
も「パーティ」的な「宴会」には欠かせません。抽選会、ビンゴ大会、あるいは、生バンドが演奏をするとか・・・・費用がかかリますが、出席者が盛り上がり、何か得した気持ちにさせるには有効な手段です。

最後に、
7.幹事団の組織と業務の分担です。
何百人も集まる大きなパーティではもちろん、小さな突発的な「打ち上げ」のような「宴会」でも、全部を一人でこなすことは大変です。
例えば、5人の小さな「宴会」でも、出席者のグラスに氷や飲み物がなくなっていないか、自分の手元にアイスペールを置いて、常に気を配っている役目の人間と、お店の人に料理や飲み物の注文をする人、会計をして、出席者からお金を集める人など、いくつかの役割があり、これは分担が可能です。
これを瞬時に業務分担することが出来る人は、当然、大きな「宴会」の組み立ての時は、予め、誰が何を担当し、当初の企画に沿って実施運営できるようにするかという段取りを考え、リーダーシップを持って仲間に指示することができるはずです。
そういう人は、当然、企業や店舗が実施すべき業務上の企画の運営も、上手にこなすことでしょう。

ご覧頂いたように、「宴会」の組み立てをする時に、必要なことは、参加者に対して「満足してもらう」ために様々な心配りです。心配りを形にするためには、それを実現するための準備も協力者も必要ですから、チームワークもよくなければなりません。まさに、普段の仕事を進める方法と同じです。

だから、たかが「宴会」されど「宴会」、経営者はしっかりその組み立ての方法をチェックして、参加者が満足するような「宴会」ができるように指導したいものですね。楽しい「宴会」の場で、説教をするばかりと言うわけにも行きませんが、うまいタイミングを見計らって、どんどんと教育指導してあげましょう!そんな業務時間外の教育指導が、「仕事が出来るヤツ」を育て、企業や店舗の組織力を高めるひとつの方策です。

|

« 仕事の出来るヤツ 序章 | トップページ | 仕事の出来るヤツⅢ「葬式上手なヤツ」 »

コメント

コメントを書く



(ウェブ上には掲載しません)


コメントは記事投稿者が公開するまで表示されません。



トラックバック


この記事へのトラックバック一覧です: シリーズ「仕事の出来るヤツ」Ⅱ :

« 仕事の出来るヤツ 序章 | トップページ | 仕事の出来るヤツⅢ「葬式上手なヤツ」 »