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2013年3月19日 (火)

メールのエチケットと差をつけるポイント

今度の土曜日は藤沢ビジネスフォーラムです。

このフォーラムは毎月、講師を持ち回りで担当するのですが、今度の土曜の担当講師は私が務めます。

「今さら聞けない・・・」の初心者レベルから「これで差がつく!」のちょっとアドバンスのレベルまでお話をしていきたいと思います。

まず、最初に日本におけるインターネット利用率はどのくらいでしょうか?
平成23年度の年末の時点での総務省の調べでは9600万人の日本人が何らかのインターネットの利用をしており、これは人口の約80%だということです。

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赤ちゃんや幼児、お年寄りの方を含み人口の約80%ということは、物心ついているおそらく15才くらいの子供から60歳代の後半くらいまで、ほぼ100%の人が何らかのインターネット利用をしているのではないかと思います。

さて、どんなインターネット利用が多いのか?
圧倒的に多いのはメールの送受信だそうです。

ある程度年配の方でも携帯電話を持っていますし、携帯でメールを送ったり受け取ったりすることはもはや一般的、常識的と考えていいのだろうと思います。



ところが、このメールの活用ですが、人それぞれで見やすいメールもあれば見にくいメールもありますよね?

いわゆる電子メールの定型的なスタイルってあまり常識化されていないかも知れません。

例えばこんなことがあるでしょう・・・

1.メールの送信者の表記がアルファベットで受信メールの一覧の中で見落としやすいことがある。

 これはメールアカウント設定の段階で任意で設定できる自分の名称の部分ですが、やはり分かりやすいのは正確な漢字とひらがな、カタカナを使った表記です。

ビジネスメールを中心とされる方は社名と氏名を両方設定することもできます。

2.送ってこられるメールが改行されていなくて横に長くなっていて読みにくい。

  では一行に何文字が基本でしょうか?一般的に35文字程度で開業すると読みやすいといわれています。また、適度に段落を分けて空白行を置くのも読みやすくするコツでしょう。

3.署名がない
 

  送り手の名前がないのは困りものですが、時々見かけるメールで署名がないメールはセンスがない感じがします。

住所、電話番号、ホームページのUrlなどが書かれている署名をメーラーで設定しておけば毎回それを打つ必要はありません。

ホームページのURLなどはリンクを貼って自社のアピールに努めたいものです。

電子メールは手紙です。
ハガキや封筒に入れる手紙には定型的なルールやマナーがあって、それはビジネスの常識とされている部分がありますが、そのあたりやや浸透しきれていないのが電子メールですね?

でもセンス良くこれを使いこなしたいものですね?

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